Gwarancja w executive search – co obejmuje, kiedy działa i dlaczego ma znaczenie dla decydenta
Gwarancja w executive search to formalna obietnica firmy rekrutacyjnej, że w określonym okresie po zatrudnieniu przeprowadzi replacement search bez dodatkowych kosztów, jeśli kandydat odejdzie lub nie sprawdzi się w roli.
Okres gwarancji zależy od poziomu stanowiska. PSI Polska udziela 12 miesięcy gwarancji na stanowiska Executive, a dla pozostałych poziomów od 6 do 12 miesięcy. Poniżej 10% projektów PSI Polska kończy się koniecznością realizacji gwarancji.
Z tego artykułu dowiesz się, czym dokładnie jest gwarancja w usłudze executive search, jak długo obowiązuje w PSI Polska, co obejmuje, jak wygląda replacement search krok po kroku oraz co sprawdzić w umowie z firmą executive search, zanim ją podpiszesz.
1. Czym jest gwarancja w executive search
Gwarancja w executive search to klauzula umowna zobowiązująca firmę rekrutacyjną do przeprowadzenia replacement search bez dodatkowych kosztów, jeśli zatrudniony kandydat nie sprawdzi się w roli albo sam zrezygnuje w określonym czasie od podjęcia pracy. Mechanizm działa jak zabezpieczenie jakości procesu. Konsultant bierze odpowiedzialność za skutek selekcji, a nie tylko za sam jej przebieg.
PSI Polska stosuje gwarancję w formie pełnej ponownej rekrutacji. Jeżeli kandydat odejdzie w okresie gwarancyjnym, firma prowadzi nowy proces dla tego samego stanowiska bez dodatkowego honorarium.
Różnica między gwarancją w executive search a gwarancją w klasycznej rekrutacji wynika ze skali ryzyka biznesowego. Executive search obejmuje rolę, której nieudana obsada generuje koszty wielokrotnie wyższe niż samo honorarium konsultanta. Standardem dla stanowisk Executive jest 12 miesięcy. Okres gwarancji ma odpowiadać czasowi, w którym realnie widać skutki decyzji personalnej.
2. 12 miesięcy dla Executive – okres gwarancji a poziom stanowiska
PSI Polska udziela 12-miesięcznej gwarancji na każde stanowisko Executive. Długość gwarancji jest deklaracją pewności konsultanta co do trafności selekcji. Im dłuższy okres firma bierze na siebie, tym większą część ryzyka nietrafionej obsady zdejmuje z klienta.
Okresy gwarancji w PSI Polska według poziomu stanowiska:
| Poziom stanowiska | Gwarancja PSI Polska |
|---|---|
| C-level / Executive (n-1, Zarząd) | 12 mies., zawsze |
| Pozostałe poziomy | od 6 do 12 mies. |
Dla decydenta liczba 12 miesięcy ma konkretne znaczenie operacyjne. Taki okres obejmuje pełny cykl roczny pracy menedżera. W tym czasie ujawniają się rzeczywiste kompetencje strategiczne, dopasowanie kulturowe i zdolność budowania zespołu.
3. Co obejmuje gwarancja – zakres i mechanizm
Gwarancja w executive search obejmuje replacement search – ponowne przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego dla tego samego stanowiska – bez dodatkowych kosztów honorarium dla klienta. Mechanizm uruchamia klient, zgłaszając odejście kandydata w okresie obowiązywania gwarancji.
3.1 Co dokładnie pokrywa replacement search
Replacement search w modelu pełnej ponownej rekrutacji to pełny powtórzony cykl analogiczny do pierwotnego projektu, prowadzony ze zwiększonym zaangażowaniem zespołu i z wykorzystaniem materiałów z pierwszego procesu. Konsultant uruchamia briefing, mapuje rynek, weryfikuje aktualną Long List, kontaktuje nowych kandydatów pasywnych, prowadzi pełną ocenę kompetencji i przedstawia nową Short List.
PSI Polska stosuje zasadę „pracy do skutku”. Niezależnie od trudności proces trwa do momentu zatrudnienia odpowiedniego kandydata, co może oznaczać drugą lub trzecią turę prezentacji bez dodatkowych kosztów.
W cenie projektu pozostają również elementy wyceniane osobno w innych modelach: wsparcie negocjacji warunków zatrudnienia, koordynacja onboardingu oraz monitoring integracji 1,5–2 miesiące po zatrudnieniu zastępczego kandydata.
3.2 Czego nie pokrywa gwarancja
Gwarancja nie pokrywa kosztów pośrednich po stronie klienta. Należą do nich: koszty rekrutacji wewnętrznej prowadzonej równolegle, czas menedżerów uczestniczących w procesie, koszty onboardingu, pakiety relokacyjne dla kandydata oraz koszty wypowiedzeń, odpraw i ewentualnych sporów z odchodzącym kandydatem.
4. Replacement search krok po kroku
Replacement search uruchamiany jest niezwłocznie po zgłoszeniu odejścia kandydata. Zespół konsultantów prowadzi proces ze zwiększonym zaangażowaniem – celem jest dostarczenie nowej Short List w możliwie najkrótszym terminie, zwykle krótszym niż pierwotny cykl projektowy, dzięki materiałom z pierwszego procesu.
Replacement search ma siedem etapów:
- Zgłoszenie odejścia kandydata. Klient kontaktuje konsultanta prowadzącego projekt w okresie obowiązywania gwarancji. Forma zgłoszenia powinna być pisemna (mail, dokument), aby zachować jednoznaczność terminu uruchomienia.
- Re-briefing. Krótkie spotkanie z klientem (1–2 godziny): co zadziałało w pierwotnej selekcji, co nie zadziałało, czy profil wymaga korekty. Re-briefing nie jest pełnym briefingiem od zera – korzysta z wiedzy zgromadzonej w pierwszym procesie.
- Mapowanie rynku z aktualizacją. Zespół wykorzystuje zaktualizowaną Long List z pierwotnego projektu oraz nowych kandydatów pasywnych z bazy kandydatów budowanej od ponad dwóch dekad. Mapowanie obejmuje też osoby, które na poprzednim etapie nie były dostępne (zmieniły sytuację zawodową).
- Cykl wywiadów. Konsultant kontaktuje wcześniej weryfikowanych kandydatów z pierwszego procesu, którzy odpadli na etapie finałowym, oraz nowych z aktualizacji mapy rynku.
- Short List replacement. Klient otrzymuje 3–4 nowych dopasowanych kandydatów, analogicznie do pierwotnej Short List. Każdy przechodzi pełną ocenę kompetencji – replacement search nie oznacza skróconej selekcji, lecz skrócony czas dotarcia do gotowych profili.
- Prezentacja i finalizacja. Klient prowadzi rozmowy finałowe, podejmuje decyzję, podpisuje ofertę.
- Monitoring integracji 1,5–2 miesiące po zatrudnieniu zastępczego kandydata pozostaje w cenie projektu, identycznie jak w pierwotnym cyklu.
Czas trwania replacement search jest krótszy niż pierwotny proces executive search, bo Long List i baza kandydatów są częściowo gotowe. Umowa z PSI Polska przewiduje przedstawienie nowych kandydatów w ciągu 4 tygodni od zgłoszenia. To termin prezentacji kandydatów, a nie czas trwania całego procesu zastępczego.
5. Mniej niż 10% – co mówi niski poziom uruchamiania gwarancji o jakości selekcji
Mniej niż 10% projektów PSI Polska kończy się koniecznością uruchomienia gwarancji – to wskaźnik jakości selekcji. Jednocześnie 91% zatrudnionych kandydatów pracuje u klienta po 12 miesiącach od podjęcia pracy.
W PSI Polska proces selekcji ma 8 etapów, w których:
- Long List obejmuje 120–140 osób, czyli pełne mapowanie rynku,
- Short List 3–4 kandydatów powstaje po wielowarstwowej ocenie kompetencji, motywacji i dopasowania kulturowego,
- w proces zaangażowani są senior konsultanci oraz Partner – nie wyłącznie research-associate,
- klient otrzymuje weekly reporting z transparentnym statusem projektu,
- opcjonalnie stosowane są Assessment Centre i Development Centre oraz pogłębione referencje.
Wybór firmy wyłącznie na podstawie długości gwarancji może być mylący. Firma z długą gwarancją, ale często zmuszona do jej uruchamiania, oznacza dla klienta większe ryzyko niż firma z krótszym okresem i sporadycznymi uruchomieniami. Liczba uruchomień gwarancji jest istotniejszą metryką niż jej długość, bo mierzy faktyczną trafność procesu, nie deklarowaną intencję.
6. Co sprawdzić w umowie z firmą executive search jeśli chodzi o zapisy dotyczące gwarancji – checklista dla decydenta
Pisemna umowa z firmą executive search powinna precyzyjnie definiować okres gwarancji, liczbę kandydatów zastępczych, ramy czasowe replacement search oraz klauzulę off-limits. Brak któregokolwiek z tych zapisów oznacza ryzyko sporu interpretacyjnego w momencie, gdy gwarancja stanie się potrzebna.
Pełniejsza checklista wyboru firmy ES znajduje się w artykule Jak wybrać firmę executive search. Przed podpisaniem umowy decydent powinien zweryfikować pięć punktów:
- Okres gwarancji podany w miesiącach oraz warunki przedłużenia w określonych sytuacjach (np. urlop macierzyński zastępczego kandydata).
- Definicja „uruchomienia gwarancji” – kto powiadamia, w jakim terminie po odejściu kandydata, jaką formą (pisemna / elektroniczna), jakie dokumenty są wymagane.
- Liczba kandydatów zastępczych – czy umowa przewiduje pracę „do skutku”, czy zamyka się po określonej liczbie prezentacji.
- Ramy czasowe replacement search – termin przedstawienia pierwszej Short List plus termin maksymalny zamknięcia procesu.
- Zakres scenariuszy – czy gwarancja obejmuje oba scenariusze: rezygnację kandydata oraz sytuację, w której kandydat nie sprawdzi się w roli.
Lista nie zastępuje konsultacji prawnej. Umowa z firmą ES jest dokumentem cywilnoprawnym o istotnej wartości i jej zapisy powinien sprawdzić prawnik klienta. Dla decydenta lista jest minimalnym standardem kontrolnym na etapie przed negocjacjami.
7. Standard 12 miesięcy, monitoring, off-limits i praca do skutku
Opisany tu system jakości obejmuje 12 miesięcy gwarancji na stanowiska Executive, monitoring integracji 1,5–2 miesiące, klauzulę off-limits (12 miesięcy) oraz pracę „do skutku”. Każdy z tych elementów uzupełnia gwarancję jako mechanizm umowny i wzmacnia odpowiedzialność konsultanta za skutek selekcji.
Na stanowiska C-level, Zarząd oraz n-1 firma udziela 12-miesięcznej gwarancji. Dla pozostałych poziomów okres gwarancji wynosi od 6 do 12 miesięcy.
Monitoring integracji 1,5–2 miesiące. W cenie projektu zawarte są dwa formalne punkty kontaktu po zatrudnieniu kandydata: krótka rozmowa w pierwszym lub drugim tygodniu pracy (pierwsze wrażenia, ewentualne sygnały ostrzegawcze) oraz pełny monitoring po około dwóch miesiącach – zarówno z kandydatem, jak i z klientem. Mechanizm pozwala wcześnie identyfikować ryzyko odejścia i interweniować, zanim trzeba będzie uruchomić gwarancję.
Praca „do skutku”. Konsultanci prowadzą projekt do momentu zatrudnienia odpowiedniego kandydata – niezależnie od trudności rynku, dostępności kandydatów czy konieczności poszerzenia zasobów. Praktycznie oznacza to możliwość 2. lub 3. tury prezentacji bez dodatkowych kosztów, bez zamykania projektu po standardowej liczbie kandydatów. Mechanizm działa zarówno w pierwotnym procesie, jak i w replacement search.
FAQ – najczęstsze pytania o gwarancję w executive search
Czy gwarancja w executive search działa, gdy kandydat sam zrezygnuje?
Tak. Gwarancja PSI Polska obejmuje zarówno sytuację, gdy kandydat nie sprawdzi się w roli, jak i sytuację, gdy sam zrezygnuje (np. ze względów rodzinnych). Ten zapis warto zweryfikować w umowie przed podpisaniem.
Ile kandydatów zastępczych obejmuje gwarancja?
W PSI Polska obowiązuje zasada „do skutku”. Możliwa jest druga lub trzecia tura prezentacji bez dodatkowych kosztów, aż do zatrudnienia odpowiedniego kandydata.
Co to jest gwarancja „nietykalności” kandydata?
„Nietykalność” to zobowiązanie firmy ES, że nie będzie aktywnie kontaktować zatrudnionego kandydata w innych projektach – często bezterminowo, tak długo jak pracuje u klienta.