Jak działa proces executive search krok po kroku?

Współczesne organizacje funkcjonują w środowisku pełnym niepewności, dynamicznych zmian i rosnących wymagań wobec liderów. W takich realiach pozyskanie odpowiedniego menedżera staje się decyzją strategiczną, a nie jedynie operacyjną. Tradycyjne metody rekrutacji – ogłoszenia, portale czy agencje zatrudnienia – nie dają dostępu do najlepszych kandydatów, którzy z reguły nie szukają aktywnie pracy. To właśnie z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na executive search – proces rekrutacyjny łączący precyzję, dyskrecję i dogłębną analizę kontekstu organizacji.

Na rynku polskim znaczenie executive search rośnie z kilku powodów. Po pierwsze – rynek pracy dla kadry zarządzającej jest wąski: liczba dostępnych, odpowiednio doświadczonych liderów jest ograniczona, a konkurencja o nich bardzo silna. Po drugie – koszt błędnej decyzji personalnej na poziomie zarządu może oznaczać wielomilionowe straty, opóźnienie projektów transformacyjnych czy utratę przewagi konkurencyjnej. Po trzecie – coraz częściej organizacje stają przed wyzwaniami związanymi z sukcesją, digitalizacją, wejściem na nowe rynki lub wdrożeniem polityki ESG. Wszystkie te procesy wymagają liderów nie tylko kompetentnych, ale też odpowiednio dopasowanych kulturowo.

Globalne trendy dodatkowo wzmacniają znaczenie tej metody. W wielu branżach obserwujemy zjawisko „war for talent” – walki o doświadczonych liderów, którzy potrafią łączyć wiedzę strategiczną z umiejętnościami cyfrowymi i wrażliwością na kwestie zrównoważonego rozwoju. W krajach zachodnich executive search od dawna jest standardem przy obsadzaniu stanowisk zarządczych. Polska i region Europy Środkowo-Wschodniej szybko nadrabiają ten dystans – firmy coraz częściej widzą, że wyłącznie aktywne poszukiwania umożliwiają dotarcie do kandydatów o najwyższym potencjale.

W niniejszym artykule przedstawiamy m.in.:

• etapy procesu executive search – krok po kroku,

• różnice między executive search a direct search,

• sytuacje, w których executive search przewyższa skutecznością tradycyjne metody rekrutacji,

• narzędzia wspierające proces, w tym testy psychometryczne.

Czym jest executive search i kiedy warto z niego skorzystać?

Executive search to wyspecjalizowany proces doradczy, którego celem jest pozyskanie liderów najwyższego szczebla. Jego unikalną cechą jest koncentracja na kandydatach pasywnych – osobach nieposzukujących aktywnie pracy, ale posiadających kompetencje, doświadczenie i reputację, które mogą przesądzić o sukcesie organizacji.

Z tego podejścia warto skorzystać szczególnie wtedy, gdy:

• stanowisko ma znaczenie strategiczne – np. członek zarządu, CFO, COO czy dyrektor odpowiedzialny za transformację,

• potrzebne są kompetencje rzadkie na rynku, np. w zakresie digitalizacji, ESG, ekspansji międzynarodowej lub zarządzania zmianą,

• proces wymaga poufności – w przypadku sukcesji, restrukturyzacji, fuzji i przejęć,

• kandydat musi być dopasowany do kultury organizacyjnej i stylu przywództwa,

• firma chce uniknąć masowego naboru i skupić się na kilku starannie dobranych liderach.

Kluczowe role i uczestnicy procesu

Skuteczność executive search zależy nie tylko od narzędzi czy metodologii, ale przede wszystkim od współpracy wszystkich stron zaangażowanych w projekt. Proces ten jest partnerski i wymaga jasno określonych ról oraz odpowiedzialności – zarówno po stronie klienta, jak i firmy doradczej.

Główne role w projekcie executive search

Klient – zespół decyzyjny

Zwykle w jego skład wchodzą członkowie zarządu, dyrektor HR oraz lider jednostki, do której rekrutowany jest kandydat. Klient definiuje cele projektu, uczestniczy w briefingu, spotkaniach z kandydatami i podejmuje ostateczną decyzję o zatrudnieniu.

Konsultant executive search (PSI Polska)

Odpowiada za prowadzenie całego procesu: od analizy kultury organizacyjnej, poprzez identyfikację i ocenę kandydatów, aż po wsparcie w negocjacjach i onboardingu. Pełni także rolę doradcy strategicznego oraz ambasadora marki klienta na rynku. Współpraca z PSI Polska gwarantuje podejście doradcze, oparte na doświadczeniu i znajomości rynku.

Research Consultant / analityk rynku

Identyfikuje potencjalnych kandydatów, przygotowuje listę firm-źródeł i prowadzi wstępny screening. Wspiera konsultanta w docieraniu do liderów pasywnych, wykorzystując zarówno metody sourcingowe, jak i sieć branżowych relacji.

Kandydat

Jest traktowany jako równorzędny uczestnik procesu. Oczekuje rzetelnej komunikacji, pełnej poufności oraz informacji zwrotnej na każdym etapie rekrutacji. Jego doświadczenia z procesu wpływają bezpośrednio na wizerunek pracodawcy. Najbardziej wartościową grupę stanowią kandydaci pasywni. Często są to osoby, które:

• nie reagują na tradycyjne metody rekrutacji, dlatego kontakt z nimi wymaga zaufania i dyskrecji,

• decyzję o zmianie podejmują dopiero w odpowiednim kontekście i przy wsparciu zaufanego doradcy,

• wnoszą do organizacji świeżą perspektywę, inspirują zmiany i przyspieszają rozwój strategiczny.

Dlaczego odpowiedzialność jest rozproszona?

Executive search opiera się na synergii – każda ze stron wnosi unikalną perspektywę. Klient definiuje potrzeby i ocenia dopasowanie biznesowe, doradca zapewnia wiedzę rynkową i procesową, a kandydat wnosi swoje kompetencje i motywacje. Dopiero takie połączenie pozwala osiągnąć pełne dopasowanie i znacząco ograniczyć ryzyko nietrafionej decyzji kadrowej.

Różnice między executive search a direct search

Executive search to najbardziej zaawansowana forma doradztwa personalnego. Proces jest prowadzony w modelu retained (na wyłączność), a jego celem jest znalezienie osoby, która nie tylko spełnia wymagania formalne, lecz także realnie wpływa na kierunek rozwoju firmy.

Direct search natomiast to metoda stosowana głównie przy obsadzaniu stanowisk eksperckich i menedżerskich średniego szczebla. Skupia się na szybkim dotarciu do kandydatów z określonym doświadczeniem i kompetencjami. Proces jest krótszy, mniej pogłębiony i rzadko realizowany na zasadzie wyłączności.

Najważniejsze różnice

• Zakres stanowisk – executive search dotyczy ról strategicznych i C-level, direct search koncentruje się na menedżerach średniego szczebla.

• Charakter współpracy – executive search vs tradycyjna rekrutacja różni się podejściem do partnerstwa i głębokości doradztwa.

• Głębokość procesu – w executive search standardem jest analiza kultury organizacyjnej, testy psychometryczne i referencje, direct search koncentruje się głównie na dopasowaniu stanowiskowym.

• Poufność i czas – executive search gwarantuje pełną dyskrecję i trwa zwykle 6–8 tygodni, direct search jest krótszy i mniej poufny.

Jak działa proces executive search krok po kroku?

Executive search to ustrukturyzowany proces doradczy. Obejmuje on wszystkie etapy – od analizy potrzeb po wsparcie po zatrudnieniu – przedstawiamy je poniżej.

Kluczowe etapy procesu

1. Analiza potrzeb i profilu stanowiska – zrozumienie kontekstu biznesowego i strategicznych celów organizacji. Podczas briefingu definiowane są oczekiwania wobec kandydata, zakres odpowiedzialności, potencjalne czynniki sukcesu i ryzyka. Efektem jest mandat rekrutacyjny – dokument określający ramy projektu.

2. Tworzenie profilu idealnego kandydata – model kompetencyjny uwzględniający dopasowanie kulturowe i motywację do zmiany.

3. Mapowanie rynku i identyfikacja kandydatów – analiza firm-źródeł i zastosowanie metod sourcingowych, w tym boolean search. Konsultanci pracują w pełnej dyskrecji, aby chronić zarówno klienta, jak i kandydatów.

4. Selekcja i rozmowy kwalifikacyjne – pogłębione wywiady, testy psychometryczne i assessmenty menedżerskie. Analizowane są kompetencje, styl przywództwa i motywacja do zmiany.

5. Prezentacja shortlisty – klient otrzymuje 3–5 najlepiej dopasowanych kandydatów wraz z raportem kompetencyjnym i rekomendacjami.

6. Negocjacje warunków zatrudnienia – konsultant wspiera obie strony w ustalaniu warunków współpracy, pełniąc rolę mediatora i doradcy.

7. Onboarding i wsparcie po zatrudnieniu – doradca monitoruje adaptację nowego lidera i wspiera w procesie wdrożenia.

Czas trwania i gwarancja jakości

Standardowy projekt executive search trwa od 6 do 8 tygodni do momentu przedstawienia shortlisty. Wielu doradców oferuje gwarancję jakości – jeśli zatrudniony lider nie spełni oczekiwań w ustalonym okresie, proces poszukiwań jest powtarzany bez dodatkowych kosztów. Więcej o tym, kiedy warto skorzystać z executive search.

Narzędzia i techniki wspierające proces

Skuteczny executive search opiera się na doświadczeniu konsultantów, szerokiej sieci relacji rynkowych oraz na nowoczesnych narzędziach diagnostycznych. To właśnie one pozwalają dotrzeć do właściwych liderów, zweryfikować ich potencjał i ograniczyć ryzyko nietrafionej decyzji kadrowej. Aktualne analizy i praktyki znajdziesz również na Blogu PSI Polska.

Wyzwania i czynniki sukcesu w executive search

Executive search to proces wysoko specjalistyczny, który daje firmom dostęp do najlepszych liderów, ale wymaga staranności i odpowiedzialności na każdym etapie. Najczęstsze wyzwania to:

• Dopasowanie kulturowe – brak zgodności wartości i stylu przywództwa kandydata z kulturą organizacji to jeden z głównych powodów niepowodzeń na poziomie zarządczym.

• Dostęp do kandydatów pasywnych – najlepsi liderzy rzadko poszukują pracy, a dotarcie do nich wymaga czasu, zaufania i dyskrecji.

• Poufność i etyka – projekty często dotyczą zmian w zarządzie, sukcesji lub restrukturyzacji. Uchybienia w zakresie ochrony danych mogą skutkować utratą reputacji i destabilizacją wewnętrzną.

• Weryfikacja referencji – na tym poziomie nie wystarczy analiza CV; potrzebne są obiektywne opinie z rynku i benchmarking wobec innych liderów.

• Ryzyko rotacji – błędna decyzja personalna na szczeblu zarządu może kosztować miliony złotych i zahamować realizację strategii.

Korzyści dla organizacji z wyboru executive search

Wybór executive search jako metody rekrutacji na najwyższe szczeble to inwestycja w stabilność i rozwój organizacji. W porównaniu z tradycyjnymi formami poszukiwań daje on wymierne przewagi biznesowe, które wykraczają poza sam proces zatrudnienia. Zaliczają się do nich m.in. następujące korzyści.

• Wyższa jakość liderów – selekcja oparta na dopasowaniu kulturowym, kompetencyjnym i przywódczym sprawia, że rekomendowani kandydaci lepiej odpowiadają na strategiczne wyzwania firmy.

• Mniejsze ryzyko błędnych decyzji – wykorzystanie testów psychometrycznych, referencji i benchmarków rynkowych pozwala ograniczyć kosztowne pomyłki personalne.

• Dostęp do wiedzy rynkowej – doradcy executive search dostarczają nie tylko kandydatów, ale również analizy trendów przywódczych, benchmarki wynagrodzeń i informacje o praktykach konkurencji.

• Wzmocnienie wizerunku pracodawcy – poufny i profesjonalny proces buduje reputację firmy jako organizacji, która dba o jakość i partnerskie relacje z liderami.

• Relacja długofalowa z doradcą – współpraca obejmuje nie tylko bieżącą rekrutację, ale także planowanie sukcesji, wsparcie w transformacjach i rozwój strategii przywództwa.