Jak wygląda współpraca z konsultantem executive search
Współpraca z konsultantem executive search to partnerstwo rozłożone na 12-14 tygodni — nie jednorazowe zlecenie. Klient otrzymuje cotygodniowy raport statusowy i uczestniczy w kluczowych decyzjach na każdym z 8 etapów procesu. W PSI Polska projekt prowadzą Researcher i dwóch senior konsultantów, w tym minimum jeden Partner. Średni staż osób w zespole wynosi 18 lat w branży executive search.
Wiele firm uruchamia executive search po raz pierwszy i nie wie jeszcze, czego się spodziewać. Najczęściej pojawiają się trzy obawy: ile czasu zajmie proces, jak będzie wyglądał przepływ informacji i jakiego zaangażowania wymaga projekt po stronie klienta. Te pytania wracają regularnie, bo executive search różni się od tradycyjnej rekrutacji nie tylko metodyką, lecz przede wszystkim modelem współpracy. Ponad 90% projektów PSI Polska pochodzi z poleceń dotychczasowych klientów, a retencja kandydatów po 12 miesiącach wynosi 91% — co potwierdza skuteczność zarówno samego doboru, jak i sposobu prowadzenia procesu.
Z tego artykułu dowiesz się, jak w praktyce przebiega współpraca z konsultantem — od podpisania umowy, przez komunikację i kolejne etapy, aż po monitoring po zatrudnieniu kandydata. Pokazujemy też, czego konsultant oczekuje od klienta i które elementy odróżniają model PSI Polska od standardu rynkowego.
· Przemysław Jałocha · ~9 min czytania
Czego oczekiwać po podpisaniu umowy?
Podpisanie umowy executive search rozpoczyna dwutygodniową fazę diagnostyczną. W tym czasie konsultant poznaje firmę, stanowisko i kontekst rekrutacji. Klient uczestniczy w 2 spotkaniach briefingowych, które trwają łącznie 3–4 godziny. To fundament całego procesu — od jakości briefingu zależy precyzja poszukiwań i trafność kandydatów na Short Liście.
Podczas briefingu konsultant PSI Polska rozmawia z decydentami o kilku obszarach jednocześnie:
- Strategia firmy — dokąd zmierza organizacja, jaką rolę pełni rekrutowane stanowisko w tej strategii
- Kultura organizacyjna — jakiego typu lider sprawdzi się w zespole, jakie wartości są nienegocjowalne
- Profil kompetencyjny — twarde wymagania (doświadczenie, branża, język) i miękkie kryteria (styl zarządzania, motywacja)
- Warunki ramowe — widełki wynagrodzenia, lokalizacja, oczekiwany termin objęcia stanowiska
Na tym etapie konsultant ustala też zasady komunikacji: kto po stronie klienta jest osobą kontaktową, jak często odbywają się spotkania statusowe i w jakim formacie klient chce otrzymywać raporty. W PSI Polska standardem jest proces ES krok po kroku obejmujący 8 etapów, natomiast szczegóły komunikacji dopasowuje się do preferencji klienta.
Po briefingu konsultant przygotowuje Target List — 120–140 potencjalnych kandydatów, która staje się punktem wyjścia do penetracji rynku. Klient zatwierdza kierunek poszukiwań i ewentualne wykluczenia, na przykład firmy objęte zasadą off-limits.
Jak przebiega komunikacja z konsultantem?
Komunikacja między klientem a konsultantem executive search trwa przez cały proces — od pierwszego briefingu do monitoringu po zatrudnieniu. W PSI Polska standardem jest cotygodniowy raport statusowy, który klient otrzymuje niezależnie od etapu projektu. Dzięki temu klient przez cały czas widzi, co dzieje się w procesie.
Jak działa weekly reporting?
Cotygodniowy raport to ustrukturyzowany dokument, a nie ogólnikowy e-mail z informacją „nadal szukamy”. Klient widzi konkretne dane: ilu kandydatów skontaktowano w danym tygodniu, ilu wyraziło zainteresowanie i jakie przeszkody pojawiły się po drodze. Long List działa jak realny mapping rynku — pokazuje nie tylko potencjalnych kandydatów, ale też strukturę rynku w danej branży i lokalizacji.
Weekly reporting szczególnie doceniają zarządy i Hiring Managerowie, bo daje im podstawę do decyzji opartych na danych, nie na domysłach. Jeśli rynek okazuje się trudniejszy niż zakładano, raport sygnalizuje to wcześnie. Wtedy można wspólnie skorygować kryteria.
Kiedy i jak często odbywają się spotkania?
Oprócz cotygodniowego raportu pisemnego konsultant pozostaje dostępny telefonicznie i mailowo. Spotkania face-to-face odbywają się w kluczowych momentach procesu: po briefingu, przy prezentacji Short Listy oraz przed rozmowami finalizacyjnymi. W PSI Polska nie ma sztywnego harmonogramu spotkań — ich częstotliwość zależy od dynamiki projektu i preferencji klienta.
Co zawiera raport statusowy?
W praktyce raport pokazuje kilka elementów, które razem dają klientowi pełny obraz postępów:
- Long List — aktualizowana lista potencjalnych kandydatów z ich statusem (skontaktowany, zainteresowany, odrzucony, w trakcie rozmów)
- Postępy w selekcji — liczba przeprowadzonych wywiadów telefonicznych i spotkań face-to-face
- Feedback z rynku — informacje zwrotne od kandydatów dotyczące atrakcyjności oferty, postrzegania marki pracodawcy, oczekiwań finansowych
- Wyzwania i rekomendacje — jeśli konsultant napotyka przeszkody (np. zbyt wąskie kryteria, nieatrakcyjne warunki), sygnalizuje to proaktywnie
Rola konsultanta na każdym etapie procesu
Konsultant executive search nie działa jak pośrednik od przekazywania CV. Pełni funkcję doradcy, który prowadzi klienta przez 8 etapów procesu rekrutacyjnego. Każdy projekt w PSI Polska realizuje zespół złożony z Researchera i 2 senior konsultantów, z których co najmniej jeden jest Partnerem firmy. W praktyce oznacza to, że projekt prowadzą osoby z wieloletnim doświadczeniem, a nie juniorzy uczący się na bieżąco.
| Etap | Co robi konsultant | Rola klienta | Czas |
|---|---|---|---|
| 1. Analiza kontekstu | Prowadzi briefing, definiuje profil, buduje Target List (120–140 osób) | Uczestniczy w 2 spotkaniach (3–4h łącznie), zatwierdza kierunek | Tydzień 1–2 |
| 2. Penetracja rynku | Mapuje talenty, prowadzi wywiady telefoniczne (15–20 min), identyfikuje kandydatów pasywnych | Dostępny na pytania, reaguje na wstępne sygnały z rynku | Tydzień 3–5 |
| 3. Rozmowy kwalifikacyjne | Prowadzi 2 spotkania z każdym kandydatem (2h + 1h), ocenia kompetencje i dopasowanie kulturowe | Czyta raporty z weekly reportingu | Tydzień 4–7 |
| 4. Przygotowanie Short List | Selekcjonuje 3–6 kandydatów, przygotowuje raporty indywidualne | Analizuje Short List, przekazuje feedback | Tydzień 5–8 |
| 5. Prezentacja kandydatów | Organizuje spotkania klienta z finalistami, dostarcza kontekst do każdej rozmowy | Spotyka się z kandydatami, ocenia dopasowanie | Tydzień 8–10 |
| 6. Referencje | Prowadzi pogłębione rozmowy referencyjne z byłymi przełożonymi | Wskazuje, które kompetencje chce zweryfikować | Tydzień 9–11 |
| 7. Finalizacja | Wspiera negocjacje warunków zatrudnienia, doradza obu stronom | Podejmuje decyzję, negocjuje warunki | Tydzień 10–12 |
| 8. Monitoring | Kontakt w 1–2 tygodniu po starcie + formalny monitoring po ~2 miesiącach | Przekazuje feedback o integracji kandydata | 1,5–2 mies. po zatrudnieniu |
Researcher odpowiada za penetrację rynku i pierwszy kontakt z kandydatami. Senior konsultanci prowadzą pogłębione wywiady, oceniają dopasowanie kulturowe i przygotowują raporty. Partner nadzoruje jakość procesu oraz uczestniczy w prezentacji Short Listy.
Na życzenie klienta PSI Polska stosuje również kwestionariusz WAVE (rzetelność r = 0,86, czas wypełnienia 35–45 minut) — średnio w połowie projektów. WAVE pozwala zdiagnozować styl zawodowy kandydata, jego motywację i dopasowanie do kultury organizacyjnej klienta.
Żaden kandydat nie trafia na Short List bez pisemnej zgody na udział w konkretnym projekcie. To nie jest formalność — taka zgoda chroni zarówno kandydata, jak i poufność w ES.
Czego konsultant oczekuje od klienta?
Konsultant executive search prowadzi proces, ale nie zastępuje klienta w podejmowaniu decyzji. Skuteczność projektu w dużej mierze zależy od zaangażowania po stronie firmy — zwłaszcza w trzech momentach: briefingu, ocenie Short Listy i finalizacji.
- Dostępność na briefing
- Dwa spotkania briefingowe (łącznie 3–4 godziny) wymagają obecności osób decyzyjnych. Delegowanie briefingu do osoby, która nie zna strategii firmy ani specyfiki stanowiska, obniża jakość Target Listy i wydłuża proces. Im precyzyjniej klient opisze oczekiwania na starcie, tym trafniejsza będzie Short List.
- Szybki feedback na Short List
- Kiedy konsultant prezentuje 3–6 kandydatów, klient powinien przekazać feedback w ciągu kilku dni roboczych. Kandydaci na stanowiska C-level nie czekają tygodniami — opóźniona reakcja zwiększa ryzyko utraty najlepszych osób. Weekly reporting przygotowuje klienta na ten moment, więc Short List nie pojawia się bez zapowiedzi.
- Decyzyjność w finalizacji
- Negocjacje warunków zatrudnienia wymagają sprawnych decyzji. Konsultant PSI Polska doradza i wspiera obie strony, ale ostateczna decyzja należy do klienta. Przeciąganie finalizacji to jeden z najczęstszych powodów, dla których dobrzy kandydaci wycofują się z procesu.
Poza tymi momentami klient nie musi angażować się w codzienne operacje. Konsultant informuje o postępach proaktywnie — cotygodniowy raport zastępuje konieczność „dopytywania się”, na jakim etapie znajduje się projekt.
Jak PSI Polska prowadzi współpracę? Wyróżniki
PSI Polska prowadzi współpracę w modelu, który ogranicza trzy najczęstsze frustracje klientów executive search: brak widoczności, rotację konsultantów i nieprzewidywalność kosztów. Firma działa na polskim rynku od ponad 25 lat i zrealizowała ponad 1000 projektów rekrutacyjnych dla ponad 650 firm. Ponad 90% nowych projektów pochodzi z poleceń — co oznacza, że dotychczasowi klienci wracają.
Stały, senioralny zespół — nie „junior-driven delivery”
Zespół PSI Polska liczy 7 konsultantów i asesorów ze średnim stażem 18 lat w branży executive search. Niska rotacja w zespole sprawia, że konsultant prowadzący projekt zna rynek pracy w danej branży nie tylko z bazy danych, ale z wieloletnich kontaktów. Klient rozmawia z tymi samymi osobami od briefingu do monitoringu — nie jest „przekazywany” między działami.
Każdy projekt ES prowadzą Researcher i 2 senior konsultantów, w tym minimum 1 Partner. To nie jest standard rynkowy. W wielu firmach executive search projekt startuje z seniorem, a później obsługę przejmuje junior. W PSI Polska senior konsultant pozostaje zaangażowany przez cały cykl.
Praca „do skutku” — 2. i 3. tura bez dodatkowych kosztów
Model „do skutku” oznacza, że PSI Polska nie zamyka projektu po prezentacji pierwszej Short Listy, jeśli klient nie znajdzie odpowiedniego kandydata. Firma organizuje 2. lub 3. turę prezentacji bez dodatkowych kosztów. Dotyczy to sytuacji, w których oczekiwania klienta ewoluują w trakcie procesu albo rynek okazuje się bardziej wymagający niż zakładano.
Wynagrodzenie PSI Polska opiera się na modelu fixed fee — stałym honorarium ustalonym z góry, niezależnym od pensji kandydata. Płatność jest rozłożona na 3 raty. Brak powiązania honorarium z wynagrodzeniem kandydata eliminuje konflikt interesów: konsultant rekomenduje najlepszą osobę, a nie „najdroższą”. Klient zna pełny koszt executive search przed startem projektu.
Monitoring po zatrudnieniu — 1,5 do 2 miesięcy
Po zatrudnieniu kandydata współpraca nie kończy się podpisaniem umowy o pracę. PSI Polska kontaktuje się z kandydatem i klientem w 1–2 tygodniu po rozpoczęciu pracy, żeby zebrać pierwsze wrażenia i wesprzeć onboarding. Następnie prowadzi formalny monitoring integracji po około 2 miesiącach. Gwarancja na stanowiska Executive wynosi 12 miesięcy i obejmuje zarówno przypadki, gdy kandydat się nie sprawdzi, jak i sytuacje, gdy sam zrezygnuje. Poniżej 10% projektów kończy się koniecznością realizacji gwarancji.
PSI Polska należy też do Glasford International — globalnej sieci obejmującej około 30 biur i ponad 350 konsultantów. Dla klientów prowadzących rekrutacje międzynarodowe oznacza to dostęp do lokalnych rynków bez konieczności budowania kontaktów od zera. Więcej o przygotowaniu firmy na ES znajdziesz w dedykowanym artykule.
